Бизнес захиа бол бизнесийн үйл ажиллагааг явуулахад зайлшгүй шаардагддаг зүйл. Энэ бол нэг талаар 2 хүний хоорондын, хүнээс компанид хандах, компаниас хувь хүнд хандах албан ёсны харилцаа юм. Бизнесийн захиа нь хувийн захиа, мэйлтэй адилгүй албаны ёсны хэв загварын дагуу бичигдэх ёстой байдаг.

Хэд хэдэн төрлөөр бизнесийн захиаг бичиж болдог боловч ерөнхий түгээмэл хэрэглэгддэг загварыг танилцуулбал:

Толгой хэсэг. Энэ хэсэгт захиа илгээгч хүний нэр, хаяг байна. Бизнесийн захианд нэр, хаягаа 2 удаа бичих шаардлага байдаггүй. Хэрвээ захиа илгээж байгаа хүн хаягаа бичих бол хуудасны хамгийн дээд хэсгийн зүүн талд эсвэл гол хэсэгт нь бичих ёстой. Гэхдээ хаягаа бичихдээ өөрийн нэрийг оруулах ёсгүй.
Он, сар, өдөр. Он, сар, өдрийг толгой хэсгийн доор бичнэ. Он, сар, өдрийг бичихдээ ямар нэг толгой эргүүлэх, тодорхойгүй байдлаар бичиж болохгүй. Ихэнх тохиолдолд сар, өдөр, он гэсэн дарааллаар бичих ёстой байдаг.

Гол хэсэгдэх хаяг. Үүнийг бас захианы эхлэл хэсэг гэж болно. Үүнд хүлээн авагчийн нэр, хаягийг бичих ёстой.

Бие хэсэг. Гол хэсгийг заавал мэндчилгээний үгээр эхлэл ёстой. Жишээ нь: Хатагтай Сарантуяа, гм.

Хаах. Захиаг дуусгахдаа мөн эелдэг байдлаар төгсгөх ёстой. Жишээ нь : Таныг цаг гаргасанд баярлалаа…. гм. Мөн үүнээс гадна эцэст нь “ Таныг хүндэтгэсэн …………. “ гэх байдлаар захиагаа төгсгөнө.

Анхаарах зүйлс:

• Захиагаа бичихдээ зүүн талруу шахаж бичих хэрэгтэй.
• Захианы гол хэсэг хоорондоо 1 хэмжээсийн зайтай байдаг бол харин толгой хэсэг, он сар өдөр, гол хэсгийн хаяг зэргийн хооронд 2 хэмжээсийн зайтай байх хэрэгтэй.
• Захиагаа тодорхой бичих хэрэгтэй. Захианыхаа гол хэсгийг эхлэхийнхээ өмнө заавал бичих болсон зорилгоо бич. Жишээ нь: “ Таны хүсэж байсан материалыг явууллаа, Сүүлд ярилцсан гэрээний талаар бичиж байна” гм.
• Захиагаа бичихдээ ямар нэг илүү дутуу зүйл хэрэглэх хэрэггүй. Зарим нэг үгийг тодотгох зорилгоор өөр өнгийн балаар бичих, эсвэл мэйлээр бичиж байгаа бол Bold болгох, том үсгээр бичих зэрэг нь бүдүүлэг хэрэг болно.